Transparență AI

MetaFlow AI S.R.L.

1. Angajamentul nostru față de transparență

MetaFlow AI S.R.L. construiește și implementează sisteme bazate pe inteligență artificială pentru companii. Considerăm că transparența cu privire la modul în care funcționează aceste sisteme, ce date procesează și ce limitări au este o responsabilitate fundamentală — nu o obligație de bifat.

Prezentul document respectă cerințele Regulamentului (UE) 2024/1689 privind inteligența artificială (EU AI Act) și completează Politica de Confidențialitate cu informații specifice privind utilizarea sistemelor AI.

2. Rolul MetaFlow AI conform EU AI Act

Conform EU AI Act, MetaFlow AI S.R.L. acționează în calitate de:

Furnizor (Provider) – atunci când proiectează și construiește sisteme AI pentru clienții săi.

Utilizator/Deployer – atunci când operează sisteme AI în contul clienților sau utilizează sisteme AI de la furnizori terți (Anthropic, OpenAI, ElevenLabs etc.) în cadrul soluțiilor livrate.

MetaFlow AI S.R.L. nu furnizează și nu are în portofoliu sisteme AI de risc inacceptabil (interzise prin EU AI Act), cum ar fi:

• Sisteme de scoring social
• Sisteme de manipulare subliminală
• Sisteme de identificare biometrică în timp real în spații publice (în scopuri de supraveghere)

3. Sistemele AI utilizate în serviciile noastre

3.1 Modele de limbaj (LLM)

Utilizăm modele de inteligență artificială furnizate de:

Aceste modele sunt furnizate de companii terțe și fac obiectul politicilor proprii ale acestora. MetaFlow AI S.R.L. le utilizează exclusiv prin API, fără acces la parametrii interni ai modelelor.

3.2 Agenți vocali (Voice Agents)

Agenții vocali construiți de MetaFlow AI sunt sisteme automate care:

• Inițiază sau primesc apeluri telefonice
• Poartă conversații în limbaj natural (română și/sau engleză)
• Califică leaduri, programează întâlniri sau colectează informații predefinite
• Escaladează automat către un operator uman atunci când situația o impune sau la solicitarea interlocutorului

Obligație de transparență: Persoanele care interacționează cu agenții vocali sunt informate, la începutul convorbirii, că discută cu un sistem automatizat (AI), nu cu un operator uman. Această informare este o cerință obligatorie a EU AI Act și o practică pe care o impunem contractual tuturor clienților noștri.

3.3 Chatboti conversaționali

Chatboții integrați pe website-uri sau în aplicații de mesagerie (WhatsApp, Messenger etc.) sunt sisteme automate care:

• Răspund la întrebări frecvente
• Califică și direcționează leaduri
• Programează întâlniri sau preiau cereri
• Prelucrează date furnizate de utilizatorul final în cadrul conversației

Obligație de transparență: Utilizatorii sunt informați că interacționează cu un sistem AI la inițierea conversației sau la prima solicitare în acest sens. Chatboții nu se prezintă niciodată ca umani.

3.4 Automatizări și sisteme RAG

Sistemele de automatizare și infrastructurile RAG (Retrieval-Augmented Generation) procesează date structurate ale companiei client pentru a genera răspunsuri contextuale și a automatiza procese interne. Aceste sisteme nu interacționează direct cu publicul larg și nu produc decizii cu impact semnificativ asupra persoanelor fizice fără supraveghere umană.

4. Decizii automate și supraveghere umană

4.1. Sistemele AI implementate de MetaFlow AI nu iau decizii definitive cu impact semnificativ asupra drepturilor sau situației persoanelor fizice (decizii de angajare, acordare de credite, acces la servicii publice etc.) fără implicarea unui operator uman.

4.2. Toate sistemele includ mecanisme de escaladare către un operator uman în situații ambigue, la solicitarea explicită a utilizatorului sau atunci când sistemul nu poate gestiona corect o situație.

4.3. Clienții noștri (Beneficiarii) sunt instruiți contractual să mențină supravegherea umană asupra sistemelor implementate și să nu utilizeze aceste sisteme pentru decizii automate cu impact semnificativ fără respectarea cerințelor EU AI Act.

5. Calitatea și limitările sistemelor AI

5.1. Erorile sunt posibile. Modelele de limbaj pot genera răspunsuri incorecte, incomplete sau inadecvate contextului. Numim aceasta „halucination” în terminologia tehnică. Sistemele noastre sunt configurate pentru a minimiza acest risc, dar nu îl pot elimina complet.

5.2. Sistemele nu sunt infailibile. Performanța depinde de calitatea datelor de configurare, de claritatea instrucțiunilor și de complexitatea cazurilor de utilizare.

5.3. Contextul contează. Un sistem vocal configurat pentru recrutare nu va performa optim dacă este utilizat în alt domeniu fără reconfigurare.

5.4. Limitele sunt comunicate. Atunci când un sistem AI nu poate răspunde adecvat, acesta este configurat să recunoască limitele și să direcționeze utilizatorul către un operator uman sau să ofere informații de contact.

6. Datele procesate de sistemele AI

6.1 Date procesate în timp real

Sistemele vocale și chatboții procesează în timp real:

• Conținutul conversației (text sau voce)
• Date furnizate voluntar de utilizator în cadrul interacțiunii (nume, număr de telefon, detalii despre cerere)

6.2 Date stocate

Politica de stocare a conversațiilor este stabilită contractual cu fiecare client. Opțiunile includ:

• Stocare completă (pentru analiză și îmbunătățire)
• Stocare parțială (doar metadate sau rezumate)
• Fără stocare (procesare exclusiv în timp real)

6.3 Date utilizate pentru antrenare

MetaFlow AI S.R.L. nu utilizează datele conversațiilor clienților sau utilizatorilor finali pentru antrenarea propriilor modele AI.

Datele transmise prin API către furnizorii terți (Anthropic, OpenAI etc.) sunt supuse politicilor acestora privind utilizarea datelor. Recomandăm consultarea politicilor respective pentru detalii complete:

• Anthropic: https://www.anthropic.com/privacy
• OpenAI: https://openai.com/policies/privacy-policy
• ElevenLabs: https://elevenlabs.io/privacy

7. Obligațiile clienților noștri (Beneficiarilor)

Prin contractul semnat cu MetaFlow AI S.R.L., Beneficiarii se angajează să:

7.1. Informeze utilizatorii finali că interacționează cu un sistem AI, în conformitate cu Art. 50 din EU AI Act.

7.2. Nu utilizeze sistemele implementate pentru scopuri interzise de EU AI Act sau de legislația română aplicabilă.

7.3. Mențină supravegherea umană adecvată asupra sistemelor și să intervină prompt în cazul disfuncționalităților.

7.4. Notifice MetaFlow AI S.R.L. în cazul în care constată comportamente neașteptate sau dăunătoare ale sistemelor.

7.5. Respecte GDPR în utilizarea datelor procesate prin intermediul sistemelor AI implementate.

8. Gestionarea incidentelor AI

În cazul unui incident implicând un sistem AI operat de MetaFlow AI S.R.L. (comportament neașteptat, erori cu impact asupra utilizatorilor, potențiale încălcări de date), aplicăm următoarea procedură:

1. Identificare și izolare – sistarea imediată a funcționalității afectate.
2. Investigare – analiza cauzelor în termen de 24–48 de ore.
3. Notificare – informarea Beneficiarului și, dacă este cazul, a persoanelor afectate și a autorităților competente.
4. Remediere – corectarea sistemului și testarea înainte de repunerea în funcțiune.
5. Documentare – înregistrarea incidentului conform cerințelor EU AI Act.

9. Drepturi privind interacțiunile cu sisteme AI

Dacă ați interacționat cu un sistem AI operat prin intermediul unui client al MetaFlow AI S.R.L. și aveți întrebări, puteți:

• Solicita clarificări cu privire la natura automatizată a interacțiunii
• Solicita intervenția unui operator uman
• Solicita ștergerea datelor colectate în cadrul interacțiunii (contactând direct clientul / operatorul sistemului)
• Depune o plângere la ANSPDCP (www.dataprotection.ro)

10. Actualizarea acestui document

Pe măsură ce serviciile noastre evoluează și legislația AI se dezvoltă (EU AI Act are aplicabilitate graduală până în august 2026 și ulterior), prezentul document va fi actualizat corespunzător. Recomandăm verificarea periodică a acestei pagini.

11. Contact privind sistemele AI

Pentru întrebări, preocupări sau raportarea unui incident legat de sistemele AI:

METAFLOW AI S.R.L.
E-mail: metaflowaiagency@gmail.com
Tel: +40 752 578 528 / +40 754 791 654
Nr. 535, Tilișca, Județ Sibiu, România

Ne angajăm să răspundem în termen de 5 zile lucrătoare la orice solicitare referitoare la sistemele AI.